办公室日常管理细则范文
办公室日常管理细则篇
关键词:行政管理;精细化;思路;对策;
职业素养
一、办公室行政管理的现实意义
行政管理部门是企业中的一个综合性管理部门,在企业日常管理中的地位至关重要。做好科学高效的行政管理工作,是现代化企业更好迎接市场挑战的必要条件,
对促进企业的稳定发展和提高企业经济效益起到积极作用。
要适应新形势下的需求,就必须打破常规,
摒弃旧思想,不断地改革和完善综合行政工作,这样才能不断地给企业带来发展新活力,增强企业的综合竞争力。而办公室作为一个承上启下的综合办事机构,
日常工作中,发挥着办文、办会、办事、协调沟通等职能,因此,对其进行精细化管理,
能使各部门工作衔接更加顺畅,提高办事效率,助推企事业单位更好发展。
二、办公室行政管理存在的问题
不同的组织、企业、事业单位都设有办公室这一机构,所负责的工作内容也大同小异,
但是目前来看,对其进行行政管理方面仍表现出普遍的不足。
。制度不健全,
机构运作吃力
部分企业在发展过程中,
规章制度不健全,使得办公室工作开展效率低下,经营中一旦缺少制度约束,则会使工作偏离企业实际,从而造成人力物力的浪费。
办公室的工作是否能顺利进行直接影响着公司的正常运转,综合办的工作开展出现问题或者遇到障碍,就会影响到企业管理水平。
。缺少对强企业文化的贯彻
行政部门的工作繁杂,
也因为这一点,办公室的工作人员常常会着重处理日常内业、后勤等工作,
对于企业文化的宣传和贯彻不够,
长此以往,导致员工队伍缺乏向心力和就凝聚力,不利于公司和员工个人的长远发展。
。企业内部员工综合业务水平有待提高
企业的员工个人综合素质和岗位业务能力不高,
不能够以积极的心态去面对岗位工作,缺少创新性,不能够高效保质的完成综合管理工作,由于办公室的行政工作是见诸于细节,
所以企业在日常细节中就会漏洞百出,出现运转不畅等问题。
三、行政管理精细化的思路与对策
。强化制度管理
正如古语所言:无规矩不成方圆,完善的规章制度是企业得以运转的基本前提,强有力的激励和约束机制可以在充分调动员工积极性的同时,
加强自我约束。以事业单位为例,事业单位人员编制相对固定,但也容易因此导致人员工作散漫,
遇事推诿,形成慵懒的工作氛围,
这样的企事业运转起来就很吃力。事业单位管理层应该制定科学合理的流程化制度标准,建立规范化的行政管理,提高管理水平和工作效率,使单位各项行政工作有章可循、照章办事,
并随时总结推广好的经验做法,提出改进的意见和建议,根据形势和任务需要,不断充实和完善。
落实公司规章制度,
重在执行与坚持,对于难以贯彻的制度必须坚持原则,加强各项工作的督促和检查,
保证上情下达和下情上报。
。加强企业文化宣贯力度
很多企业对企业文化的重视程度不够,往往制定的企业精神和经营理念与自身并不相符,
至于后期的宣贯工作更是没有执行。这种环境下的员工对企业而言是没有灵魂、没有凝聚力,必然不利于办公室行政管理工作的开展。企业文化是企业管理的精髓,企业的宣传传递出企业的形象,
所以企业文化的建设宣贯工作必须放在重要位置。企业的宣传是一个由内而外的过程,首先应加强企业内部员工的认同感,定期举办企业文化考试,并且把成绩纳入到员工绩效考核当中,
开展企业文化培训会,实行员工文化考核常态化,
对各部门自身的企业文化执行情况随机抽查,目的就是加强员工纪律性和团队凝聚力。
。细化岗位设置,明确岗位职责
办公室作为企业的枢纽,它起到承上启下、沟通左右、联系八方的作用,
它是一个相对独立又相互联系的系统。基于它的特殊性,精细化就成为了办公室工作必不可少的条件和手段。以综合办公室为例,
办公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企业文化、对外接待、媒体宣传等内容,是公认的工作繁琐的部门。
但就目前来看,办公室岗位设置普遍存在随机性和任意性,
造成各部门工作内容横向的重叠和纵向衔接的不顺畅,不但浪费了人力成本,如果出现问题,因为各部门分工不明确,很难追究某个岗位的责任。
因此,办公室在设置岗位职责时一定要考虑横向和纵向的需求,
细化岗位职责,
明确分工,
指派专人负责和衔接工作,
这样不仅能够提高工作效率,还能激发人员的积极性和协同配合的热情。
。提高人员职业素养,树立服务意识
办公室工作看似琐碎、复杂,但是一旦实现精细化管理后,
各部门的工作分工将非常明确,每个岗位都有着明确的工作对象,而负责特定岗位工作的办公室人员也要具有特定的专业技术和能力,这样才能保证整个办公室工作的顺利衔接。因此,
这就需要定期或不定期开展思想素质教育和专业技术培训,真正提高办公室人员的工作执行能力。
另一方面,办公室工作每天与各种人员接触,其行政管理工作从本质上来说是一种服务性工作,要提高工作人员的服务热情,
必要的还要设置激励机制和晋升机制,
在搞好各项办公室工作的同时,也实现了办公室人员的个人价值,是办公室精细化管理的一种人性化体现。
四、结语
办公室行政管理工作内容纷繁复杂,
精细化管理是提升办公室管理效率的重要方法,根据企业办公室的工作特点,要求其必须走规范化、科学化以及精细化道路。同时在建立企业精细化管理文化的过程中,
必须将这一观念深入人心,培养员工的工作习惯,从而全面提高办公室行政管理工作水平。
参考文献
[]祁刚。实现办公室行政管理精细化[]。企业文化旬刊,,
():-。
[]王红艳。实现办公室行政管理精细化的思路与对策[]。价值工程,,():-。
办公室日常管理细则篇
关键词:办公室行政;
行政管理;精细化管理;精细化策略
。细化管理制度,提升管理效率
在实际开展办公行政管理的过程中,其管理内容与管理方式往往是较为复杂的,
地铁运营公司负责人不仅要关注办公室的基本职能,还要注重办公室工作人员的综合从业素质,在了解办公室工作人员基本服务特点的同时制定管理手段。
在这种情况下,部分管理者往往会感到分身乏术,
在开展管理工作时,
无法了解办公室的基本职能、工作特点,导致综合管理效率低下。
要实现办公室行政管理精细化,就必须学会合理收放,建立与办公室工作人员之间的有效互动,提升综合管理效率。
绿山墙的安妮读后感在细化办公室行政管理的同时,管理人员应对工作人员的综合素质、工作要求形成一个大致了解,
帮助员工解决实际遇到的工作问题,落实放大抓小的管理观念、改变传统的管理模式,从细节中展示管理成果,管理人员以身作则,利用自身能力带动工作人员参与到工作任务当中。
在开展精细化办公室行政管理的过程中,管理者应落实事无巨细的管理理念,帮助办公室人员形成全面稳定的服务意识。从日常管理、文档管理、会议管理等多个环节入手,
提升综合工作效率,提升从业人员的服务意识。在日常管理环节,办公室人员应建立明确的管理目标、緊跟管理对象,实现管理工作的规范化、程序化、科学化,
全面提升办公室的凝聚力与综合服务意识,办公室人员应根据实际情况进行形成精细化管理调整,结合工作要求及时补充规章制度,
备好编制单位内对内、对外的工作文件,
保障各项工作的开展有源可查,根据实际单位工作情况修订、整合、补充各项规章制度,
并与管理者建立良好的互动;办公室单位应做好文件制发、公文处理工作,及时登记工作环节出现的突发问题,整理并收集来访报告,
对于高级指示,应及时传达、审阅、送签、提升办公室工作效率。
。提升人员素质,建立管理体系
办公室人员的从业素质直接影响到办公室精细化行政管理的质量,在更为细致的行政管理环节中,
管理要求与管理制度对员工的基础技能、管理水平提出了更为严格的要求,只有全面提升员工的专业素质,引导员工将工作制度转化为工作习惯,才能最大限度的培养符合企业发展需求的专业人才。
在落实行政管理细化工作的过程中,
地铁运营公司管理者应建立合理有效的培训体系,通过专业的培训流程提升从业人员的综合素质,并利用具体的管理措施对相关工作人员进行约束,
实现管理流程的精细、规范。在行政管理精细化环节,
地铁运营公司管理者应为办公室工作人员培养专业、专注的工作态度,引导其做好档案管理工匠精神作文、会议通知、业务接待等基本工作。在日常工作环节,及时对文件档案进行分类,
提高办公效率,确保档案的可用性与延续性,
严格按照办公室制度收发档案,并对档案的调阅、借用、审批进行核定登记,
做好档案的循环利用工作,提升其信息管理能力;在会议通知与业务接待环节,
应确保信息传达的准确性、信息应用的高效性,保障会议场地可用、与会人员无缺勤。地铁运营公司管理人员应制定完整、细致的工作制度,为精细化行政管理提供理论依据,
响应实际工作流程,确保行政管理顺利开展。
。加强信息管理,控制工作成本
良好的成本控制对于地铁运营公司的长远发展有较为明显的影响,
在行政精细化管理环节,公司管理者应引导办公室形成可持续、可再生的发展理念,利用信息化技术提升管理水平。
地铁运营公司管理者应加强对办公耗材的相关管理工作,
在降低目标生产成本的同时杜绝铺张浪费现象,
控制企业内部的资源流动。以纸张的使用为例,为避免办公室过度用纸,可建立信息化用纸登记系统,
要求办公室工作人员对领纸、用纸活动进行登记,超出的纸张开销要求办公室自行承担,如果产生了较多的纸张损耗,
在不影响工作要求的情况下,
可将纸张二次使用;在车辆调度环节,应有效使用车辆,在不影响工作效率的前提下,
可合理控制运输费用,运用新式缴费系统采取有针对性的缴费措施,实现生产优化;
在调用生产材料之前,办公室工作人员应与对应的管理部门进行沟通,
在获得批准之后才能行使使用权利,要落实办公室行政管理精细化法则,就要杜绝公物私用、一物多用、只用不修等错误行为,
确保循环利用资源处于最佳运行状态,不可循环资源处于最小损耗状态。
在开展精细化行政管理的过程中,地铁运营公司管理者应对办公室工作人员及时进行管理培训,提升其从业意识、从业素质,确保办公室工作的高效展开。
结束语:
办公室日常管理细则篇
目的:为加强体育会所的规范管理,确保会所工作环境和工作秩序整齐划一,持续良好,特制定本细则。
第二条
适用范围:体育会所各进驻单位第三条
物业管理服务:物业管理有限公司星城会所管理办公室(以下简称管理办)第四条
管理细则:一、工作时间管理、会所正常工作时间为:早:至晚:。、各单位若因工作需要,需在:前或:后工作,
应至少提前一个工作日就有关事宜与管理办进行商榷。二、区域管理(一)公共区域
、会所大厅、走廊、墙面、立柱属公共区域,任何单位不得私自占用。若确因工作需要,各单位应向管理办发工作联系单,
待协调沟通后方可借用。
、各单位未经管理办许可,不得在会所大厅、走廊设立广告展板或在墙面、立柱上张贴广告。
、会所大厅、走廊应保持干净整洁,不得在会所大厅或走廊堆放杂物,
确因工作需要堆放大件物品,
应提前一个工作日向管理办发工作联系单,征得同意后整齐摆放。
、会所大厅内沙发、圆桌座椅处为接待区域,各单位在接待客户时应将客户领至接待区内商谈,不得在公共走廊停留过长时间。
(二)进驻单位办公区域、进驻单位应在各自的办公区域内开展日常工作。
、各进驻单位应按照各单位的办公区域管理制度做好办公区域管理工作,并保持好各自办公区域内的环境卫生。(三)会议室管理、会议室包括会所二楼会议室和室,室暂由房地产开发(集团)股份有限公司营销部指定专人代管。、各单位因工作需要使用会议室召开会议或工作,
应至少提前一个工作日通知管理办,由管理办进行计划和统一安排。、使用会议室期间,不得随意乱弹烟灰,
乱扔纸屑、果皮等杂物。、会议室的清洁和维护工作具体由物业管理有限公司保洁部负责,
各单位应予以配合和支持。(四)周边环境管理周边环境包括会所周围的外墙、引路牌等配套设施设备,各单位未经管理办许可,
不得在周边设立广告牌、横幅等宣传物品。三、办公秩序管理(一)仪表要求、工作时间内,各单位工作人员应着本单位规定的统一的工作服,
工作服应当干净整洁,并佩戴各单位制式工牌。、各单位员工不得发型不整、怪异或染色过度;
不得浓妆艳抹或佩戴过于繁杂、夸张的饰物;不得在暴露在服装外的肌肤上纹身;女员工均应淡妆上岗。(二)行为规范、应以普通话低音量在办公区域或会所大厅内进行交流,禁止高声喧哗、污言秽语。
、工作时间内坚持文明服务,语言得当,热情周到。、工作时间内不得进行聚堆聊天、玩游戏、打牌等娱乐活动,不得在公开场合进食(因工作延误等特殊情况不便外出时,
可在封闭的办公区域内进食)、吃零食、吸烟、饮酒等。、应保持良好的精神状态,
坐、立、行得体,不得在会所大厅区域内睡觉或有有碍观瞻的举止。、注意保持会所大厅及办公区域的卫生,不得乱扔杂物或随地吐痰。
、爱护会所及各单位办公区域内一切设施,不得随意毁坏、涂抹,不得将公共设施及物品据为己有。、会所公共设施内的物品,经管理办许可后,
应本着爱护的原则在使用完毕后及时放回原处,不得随意丢弃、损坏。
、节约会所内一切能源,随时注意关闭电源、水源开关。(三)安全管理、体育会所的安全工作由物业管理有限公司安全事务部具体负责,
各单位有义务协助管理工作,发现安全隐患,
应及时处理,并告知管理办。、各单位办公区域内的贵重财物应自行保管,如有需要,
可由管理办协议代管。、各单位大件物品搬离会所,须在物业管理有限公司业主服务中心办理放行手续。(四)公共设施设备的维护与保洁体育会所公共设施设备的维护和公共区域的保洁工作,
按照物业服务标准由物业管理有限公司物业保障中心具体负责,
各单位应予以配合。第五条
各单位若需举办活动请于三个工作日内向管理办发工作联系单,待协调沟通后方可借用。
第六条
本细则自颁布之日起施行。第七条
办公室日常管理细则篇
一、工作制度
、细化工作计划。各站(室)结合实际认真制定出有工作内容、工作措施的年度工作计划,报局务会审定后,
统一以局文件形式下发。
、实行分级负责。局领导班子成员抓好所分管站(室)、场、所正、副职负责人的岗位责任制;站(室)、场、所明确每个干部、职工的工作职责,
工作任务量化、细化落实到每个人头上,
落实在具体的时间范围内。各站(室)、场所负责人要带好自己的队伍,树立本部门良好形象。
、严肃工作纪律。坚守工作岗位,
不得擅自离岗,不得在办公室内大声喧哗,
对基层干部、群众联系咨询工作,做到礼貌待人,
热情服务,有问必答。疫情灾情等重大事项必须有接待登记和处置过程记录。
、严格工作程序。各站(室)安排下乡指导、检查工作事前要向分管领导报告,分管领导要统筹安排,尽量做到同一类型工作集中开展。
各站(室)要定期向分管领导汇报工作,并在每月日前将上月工作情况及本月工作安排书面交局办公室,局办公室汇总后报局领导,
并按要求报县委办公室、县政府办公室,及时为县委、县政府提供有关信息资料。
二、会议制度
、党委会。由局党委书记主持,
一般每个月召开一次,也可依工作需要随时召开,参会对象为局党委成员。
、局务会。由局长主持,
一般每月召开一次,也可依工作需要随时召开,
会前要确定好会议研究的内容。
参会对象为局班子成员。各站(室)有关工作需提交会议研究的,
会前要提出工作思路、工作措施,经分管领导审核后报局长审定,确定是否上会研究。
、局行政工作会。每月日前召开局班子成员、站(室)、场、所负责人参加的局行政工作会,
由局长主持或指定副局长主持,站(室)、场、所负责人汇报上月工作开展情况及本月工作安排,部署本月工作。
、干部职工大会。根据县、局工作安排,召开干部职工大会,
贯彻落实县、局有关会议精神,
部署有关工作。
三、学习制度
、党委中心组学习。局班子成员、站(室)、场所负责人参加,每月组织次;
、干部职工集中学习与自学。
每月最后一个星期五组织一次全局干部职工集中学习,
由局班子成员轮流主持,局班子成员、站(室)负责人辅导学习有关政策、法律、法规、业务技术知识。同时,干部职工要自学有关法律、法规、业务知识。
、学习内容。
主要学习政治时事、政策,法律、法规以及“三个代表”、科学发展观等理论、业务知识、传达上级会议精神,讨论如何做好新时期农业工作。
干部职工必须做好学习笔记,
结合业务工作撰写学习心得。年终开展学习心得评比活动。
五、文印制度
、以局党委、局行政名义下发的文件、上报的请示、报告,
办公室审核文件格式、行文规则等内容后,呈送分管领导审核、局党委书记、局长签发,
局办公室编号、打印、用印、分发、归档。
、以局党委、局行政名义上报的汇报材料、有关农作物受损鉴定材料,须经分管领导审核、局长同意后,局办公室用印、报送、归档。
、文件、材料由站(室)自行打字校对,
以电子文档交局打字室排版复印。原则上不能到外面打印店打字复印,
特殊情况,各站(室)要请示局长同意并现金结算。
六、日常管理制度
(一)日常考勤
、实行全员定岗并公示,
明确每个干部职工工作职责,因个人擅自离岗造成重大事故、经济损失及引发群众上访的要追究责任。干部、职工因病因事须先请假,
经批准后方可离岗(急病或其他意外情况除外)。干部请假一天以内由站(室)负责人批假;
二天内由分管领导批假;局副职、站(室)副职以上干部因事请假及一般干部请假天(含天)以上由局长批准。
、杜绝擅自缺勤现象。实行局机关站(室)轮流负责考勤的办法,上午、下午各签到一次,
局办公室牵头,财务室、植保站、科教办、信息办、经作站、种子站、经管站、质管办、水产站、农技站、兽医站安排专人轮流负责年-月的考勤工作,并统计好当月出勤情况交局办公室。出勤情况作为当月和年度考核及基础性绩效工资发放依据。对于长年到农业企业开展技术服务人员,
其待遇按局务会议研究相关规定执行。对当月无故旷工天以上者(含天、无故未签到视同)、全年无故旷工天以上(含天、无故未签到视同),
按照县政府办公室转发县人力资源和社会保障局、县财政局关于《县县直其它事业单位绩效工资实施办法》(饶县府办发[]号)文件规定,扣发当月和全年基础性绩效工资和有关福利。由于缺勤所受的纪律处分由当事人自行负责。
(二)日常用车
、统一调度。
局公务车辆是保证业务工作开展、接待上级来人指导工作的交通工具。
局领导、各站(室)业务工作需要用车,提前向局长报告,经局长同意后,
由办公室统一调度安排。
、安排原则。为确保正常工作用车,提高工作效率,工作用车安排遵循“优先”原则,
局领导重要工作优先,先告知优先,上级来人优先。
、行车登记。驾驶员要记好日常行车记录,作为驾驶员的日常考核依据。
、燃料与维修。根据每部车辆的车况及行驶实际情况,确定加油数额,原则上每月元。
经局长审批后,每月由财务室打入油卡;车辆确需保养、维修,
须事前告知办公室,由办公室指定人员认定,请示局长同意后进行保养、维修。
(三)日常公务接待
、接待原则。公务接待坚持“热情周到、节约从简”的原则,
从严控制接待支出,制止奢侈浪费行为,促进机关廉政建设。
、接待范围。上级领导来局调研、指导工作,执行任务、兄弟县市(区)农业部门领导参观学习,县直机关领导来局检查工作,全县性各种业务性会议。
、接待办法。实行“对口接待、现金结算”的办法,接待单位请示局长同意后安排用餐,接待标准从严控制;
全县性的业务会议用餐控制在元/桌(菜金元、酒水元)。
(四)日常维修、物品采购
、日常维修。局机关水、电、办公室门窗、门锁等日常维修,请示局长同意后,由办公室统一安排,费用现金结算。
、日常物品采购。各站(室)日常工作所需的办公用品、电脑维护等在核定的工作经费中列支。
文件材料复印纸等,
经办公室测算,局长同意后进行批量采购,现金结算。
特殊情况,站室需专门采购办公物品的,
经局长同意后方可采购。其他材料印刷、物品采购等报县政府采购中心办理。
办公室日常管理细则篇
关键词:高校二级学院;
电子档案;管理;精细化
年月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》),
其中规定了高校档案的具体内容和形式,同时提出,“对于电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(/-)执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用,不仅有较高的保存、使用和借鉴价值,
更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。与校级层面的档案管理工作对比而言,高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等,二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。
二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档,随着学校不断发展,学院师生与日俱增,
学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂,汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史,同时也是未来学院发展进步的基石,
所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫,将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用,尤其是在无纸化办公的大背景下,
推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。
一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难
。办公室电子档案的概念界定模糊
《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义,
其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”,相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,
依赖于计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。
而对于高校二级学院办公室,作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中,发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用,在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作,
因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存,是办公室电子档案管理的首要问题。
。办公室电子档案的标准化难以实施
学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸,学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础,
而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下,纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作,因此传统纸质版档案的标准化建设,
其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来,
学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查,其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点,也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中,
由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因,给档案整理工作造成了一定的困难,
深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。
。办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识
由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景,欠缺档案管理的相关知识,面对工作时较多考虑按时按量完成工作,
而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[]另外办公室工作多为一人一岗,各负其责,日常工作中缺乏岗位间交流沟通,
信息不共享,在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集,浪费办公资源,工作效率难以提高。
。办公室电子档案管理相对粗放
日常工作中,对于办公室档案的管理,
从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作,电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处,管理相对粗放,对于工作人员档案整理的相关规定不到位,
没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容,因此无论从领导层面还是基层工作人员,都缺乏对电子档案管理的意识和要求。
尤其是在工作人员进行业务交接时,缺乏电子档案移交、接收的相关规定,从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。
二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践
。总结经验,调整细节,建立电子档案整理存档标准
通过以往工作中不断积累,鼓励办公室工作人员总结日常工作要点,
将职责内工作进行分类汇总,
对过去三年工作的电子信息进行整理,
并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准,包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准,从细节着手,捋顺工作思路,
按电子档案信息的重要性排序,
简明扼要地反映学院的工作内容和重点,加强重点工作的开展和落实,提高学院办公室的工作效能,体现工作痕迹和业绩。
。集中讨论,
制定学院办公室电子档案内容范围
在工作人员自我总结的基础上,召开办公室集体会议,
讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容,商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。
协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容,落实到人,相互监督,
逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库,建立以人事档案为基础,包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。
。组织业务学习,开展技能培训
学院定期召开业务学习,
鼓励办公室工作人员学习电子档案,整理相关业务知识,熟悉档案管理的业务规定,
鼓励学习第二岗位的工作技能,促进办公人员综合能力全面化和技能化。
同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开,提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能,使办公人员工作能力逐步提升。
。召开讨论沙龙,完善办公室档案管理标准
随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实,
不定期地召开档案整理的讨论沙龙,办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点,交流档案整理便捷的方式方法。
每季度进行全学院的档案梳理和汇总,
及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。
。以评促建,
对优秀工作者进行表彰
进行学院办公室电子档案内部的评比,对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅,
查找过去学院工作的优点与不足,提升员工自身工作能力。
三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义
。精细化管理,
统一业务标准
通过制定和完善学院电子档案管理标准,明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求,
对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范,做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。
能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏,保证每个岗位即使更换了工作人员,其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。
。精细化管理,约束业务行为
通过制定档案管理制度,
约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯,防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案,及时发现并纠正工作中出现的问题。
。精细化管理,重视信息安全
学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息,电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点,[]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点,
在电子档案的管理过程中必须重视信息安全,提升电子档案的保密措施,不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。
[]必须通过精细化管理,监管电子档案的传输和保存的过程,
避免信息的外泄和网络威胁的侵入。
。精细化管理,
提高工作效率
通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定,以及进行档案整理的评比,增强工作人员的责任心,督促其重视电子档案的储存,并将档案整理和归档纳入日常工作当中,
提升办公室工作效率。
。精细化管理,提升服务水平
通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法,提升基层服务水平,创造和谐的工作氛围,
带动学院整体协调发展。
。精细化管理,保证数据支持
建立较为完整的学院办公室电子档案数据库,能够简化信息查询流程,节约办公成本。
通过掌握有效的信息资源,从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息,
能够为学院班子提供足够的数据支持,辅助学院领导做出科学决策。[]
参考文献:
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[]曾才彬。加强高校二级学院办公室信息管理工作的思考[]。现代企业教育,():。
办公室日常管理细则篇
我个性比较开朗,办事认真,信奉“明明白白做人,
实实在在做事”的原则。无论在任何时候、做任何事,我都会认认真真地对待。
我还是个善于学习,
敢于挑战困难的人。
来到这里的第一天,我的上司张主任就给我上了很重要的一课,
她说人一定要在社会中找到自己的位置,这样人生才有价值。我一定牢记这句话,
在集团实现自己的人生梦想。
办公室文秘一职,对我而言是一次机会,它能够充分展现自己的理想和抱负。我非常珍惜也非常感谢领导能给我这样一个发挥自己才能的机会。我将把这份感激之情化为工作的热情,
扎实苦干,一丝不苟地完成领导交给我的任务。
二、对工作岗位的认识
首先,
办公室文秘这一职位是中介性的职位,整个集团的上传下达都是由办公室承接代办的,
因此文秘工作一定要做到以下几点:
、服从,一切工作要听从领导的吩咐和安排。
、领会,要完全理解、遵照领导的意图办事。
、执行,要坚决地落实贯彻领导意志,强化执行力。
但是服从并不是被动,很多工作可以提前预测、积极主动地开展,
及时准确地掌握各方面的工作动态,
及时向领导反馈各方面的信息,注重调查分析,
为领导提供决策参考;同时,办公室工作还要讲策略,讲工作艺术,认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、部门与部门之间的沟通协调工作,
不能扯皮、推委、出现工作空档。
其次,办公室文秘工作相当于集团的小管家,
办公室日常的物品采购、发放;各子公司常用物品的登记、备案等都由办公室完成,因此办公室文秘一定要有足够的耐心并热爱本职工作。
三、对未来工作的计划
、在日常事物工作中,我将做到以下几点:
()协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作,
并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。
()做好了各类信件的收发工作。
()做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作。
()协助办公室主任做好公章的管理工作。
公章使用做好详细登记,严格执行集团公章管理规定,不滥用公章。
()做好办公用品的管理工作。
做好办公用品领用登记,按需所发,做到不浪费,按时清点,
以便能及时补充办公用品,满足大家工作的需要。
()做好办公室设备的维护和保养工作,
()协助办公室主任做好节假日的排班、值班等工作,确保节假期间集团的安全保卫工作。
()认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。
在日常事物工作中,我一定遵循精、细、准的原则,精心准备,精细安排,细致工作,
干标准活,
站标准岗,严格按照办公室的各项规章制度办事。
、在行政工作中,我将做到以下几点:
()做好领导服务:及时完成办公室主任、集团各部经理和部门主管交办的各项的工作。
要成为领导的助力、助手,急领导所急,想领导所想,勤跑腿,多汇报,
当好参谋助手。
办公室日常管理细则篇
一、后勤保证任务的特点
(一)涵盖面宽。县级药监局是药监系统最底层单元,内设科室少,
且都是以稽察办案、市场监管等营业任务为主,其他均是办公室承办。如人事、财政、离退休、车辆、资产、综治维稳、文印、档案、来人来访等,触及面广,
涵盖内容多,与全局任务、干部职工生涯都息息相通,联络亲密。
(二)效劳性强。后勤任务就是为指导决议计划效劳、为全局任务效劳,
为干部职工效劳,
效劳得好欠好,质量高不高,
直接影响到任务可否顺畅推进。办公室后勤任务人员要有十二分的热情,优越的任务形态,
优质的效劳技艺,为他们加油加劲加力,让他们无后顾之忧,经心全力投入任务。
(三)事务冗杂。
后勤任务纷繁复杂,
事务性强,大巨细小、多几多少、上世界地、树枝落叶、芝麻小事等都要思索周密,精心布置,
处置好关系。
后勤效劳任务牵扯到人与人,人与物,
物与物的复杂关系,处置欠妥,就会影响到干部职工的生涯和任务热情,就会影响到内部各股室的关系,还能够影响到机关单元外在的形象。
(四)要求严厉。办公室是机关的“窗口”,代表着机关形象,
每一项任务,每一个细节,每一个环节,都必需严厉要求,
仔细做好,哪怕是往常一些擦桌搬凳、端茶递水、迎来送往、接听德律风等纤细任务,
都代表着机关文明面貌,如有不小心,都有能够直接影响上下、表里、左右关系,
影响任务大局。
二、底层药监系统后勤治理任务的近况
(一)岗亭设置不合理。底层药监系统办公室是独一担任后勤治理任务的部分,
触及资料撰写、档案治理、财政核算、人事任务等多范畴的岗亭,既要统筹左右,又要八面玲珑,既要要辨别应对上级部分的各科室任务,
还要思索机关单元日常后勤保证,加之人手又少,实属重负尴尬,
任务人员有时是惊慌失措,莫衷一是,难以包管有用、高质量完成任务义务。
(二)专业性不强。
药监系统对稽察法律、市场监管等专业性要求强,往往无视了后勤保证任务的专业性。
办文办会、财政核算、人事治理其专业技能要求也相当高,从事财政任务、车辆驾驶人员根本都具有了从业资历,而从事文秘和人事任务人员专业要求不严,其任务人员良多都是现场练兵,
边干边学,边学边干,任务掉误在所不免。
(三)任务人员缺乏。固然办公室后勤任务包括内容多,但因为受底层药监系统自身人手少的限制,大都充分到稽察法律营业岗亭,从过后勤治理任务的人员就更少,
甚至一小我要担任良多人物,担子重,
压力大,
堕入日常琐碎事务中,招致任务效率难进步,顾问、协调、助手效果难以充沛发扬。
(四)进修培训少。上级部分对稽察办案、市场监管方面相当注重,培训进修布置的时机多,
但对办公室后勤治理如办公函秘、财政、人事方面培训时机就少得多,
甚至几年都没有举行过培训,
对本人存在问题和缺乏不克不及实时发现,做坐井观天,夜郎自负,甚至还自鸣得意。没有走出去,
就不晓得世界有多出色,只要看到他人走在了前面,才晓得本人掉队的差距,
交流进修是为了更好地扬长避短,扬长避短,
为我所用,被我所弃,
更是进步办公室后勤治理专业程度和才能的主要路子。
三、做好办公室后勤保证任务的三点建议
(一)树立健全准则。树立健全具有基本性、不变性和长时间性的各项规章准则是按准则束人、按准则做事、按准则管物的基本包管。树立严厉的岗亭责任准则,合理分工,
协分配合,充沛发扬职工的优势和专长,因人压责,让有用的人力,发扬最大的效果。
对办文办会、资料撰写、信息,要树立严厉的审核准则,
做到严谨、科学。针对资产治理、物资收购、日常招待、车辆维修等财物支出,
都要有齐备的财政治理准则加以约束和标准,使有限的资本发扬最大效益。只要树立完美的治理准则,才有利于标准和约束办公室后勤任务,使办公室后勤保证任务才干有章可循、有法可依,
后勤保证任务才愈加顺序化、标准化和准则化。
(二)加强五种认识。
一是加强大局认识,站在大局的角度做好后勤保证任务,盲目把后勤保证任务放在药监事业开展的大局中去思谋,听从效劳于大局;二是加强责恣意识,
比尔?盖茨章曾经说过,“人可以不伟大,
但不成以没有责任心”,从事办公室后勤保证任务也要有激烈的责任心和责任感,踏扎实实任务,做到“不以事小而不为,
不以事杂而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为”;三是加强效劳认识,
严谨仔细的做好每一个环节的任务,一心一意为机关、指导、职工、群众服好务,力图把效劳任务做实、做细、做好、做精,果断要克制“门难进、脸难看、话刺耳、事难办”的衙门作风,做到热情、不吝啬、仔细、得体,
充沛发扬“效劳窗口”效果。四是加强效率认识,
要做到快而有序,忙而不乱,闻风而动,
立说立干,果断克制拖踏懒散、推诿疲沓的不良作风,注重任务质量,
考究任务效率;五是加强贡献认识,办公室后勤保证从事的是幕后、台下的任务,做得多,
干得多,无影又无踪,看不出成果,说不出一二三,但又是全局任务所不成短少和替代的任务。
办公室后勤任务人员要有贡献精力,喫苦耐劳,不还价讨价,
不锱铢必较,
要经得起冤枉、受得起白眼,精心办文办会,诚心待人待客,真心干事谋事,
不投机,不讨取,要真心境愿做“老黄牛”和“孺子牛”。
办公室日常管理细则篇
一、加强内部建设
、基于办公室工作性质的特殊性,要求办公室的每位成员都要有较高的工作热忱,
认真的工作态度,以及敏锐的工作头脑。为此,在新的学期我们将通过例会、培训、集体学习等方式,
提高部门成员的整体素质,增强部门成员的工作积极性。
、进一步完善制度。在学期初针对本学期实际工作情况对《财务管理制度》、《物品管理制度》、《文档送呈细则》等制度进行增补与修订,使办公室制度日益全面化、规范化。
、讨论制定学生会内部奖惩制度,力求将各部门、各成员工作进行量化考核,同时制定出较完善的内部处分机制。
二、以人为本,
强化管理,
明确分工,细化责任
()为了提高工作效率,办公室在新学期将切实贯彻实施责任分工制,量化工作,充分调动每位成员的工作积极性,
培养成员责任意识,使部门成员真正得到锻炼。
()为确保办公室高效率的开展工作,
办公室将实行强化管理,制定出统一的工作时间表,
做到统筹的安排每位成员的时间。
三、常务性工作
作为学生会中的枢纽部门,办公室主要配合主席团对学生会的各项工作进行统筹,协调各职能部门的工作,
保证学生会工作的高效性。主要负责学生会财务经费支出管理、人员档案、内部制度、文档材料的整理与存档,物品的统一管理、以及日常事务的管理等一系列的常务性工作。
、财务及物品管理
()设立专职人员管理学生会财务,
对学生会的开支严格把关。
()对学生会的物品进行统计及维护。认真负责在学生会的各项活动中物品的购置工作。
、文档管理
文档管理,作为办公室的一项重要的日常工作,
在新学期仍由专人负责学生会日常文件的印发与管理。同时以书面和电子档两种方式进行统一及时的整理与存档。进一步规范文档格式与文件管理。
做到所有公务文件具有统一格式与样板,全面实现学生会文件管理规范化,统一化。
、事务通知
事务通知是办公室开展工作的一个重要环节,能否通知到位直接关系到学生会工作能否高效的进行。为此,办公室将采取下面一系列措施,有效的确保工作效率。
()及时传达主席团的各类通知,使上级信息及时准确传达到下一级各部门,
方便工作正常开展。其中在本学期将探索更加有效的利用学生会网络资源,
真正实现网上办公。
()制作学生会通讯录,分为学生会副部以上干部通讯录和学生会全体成员通讯录两种,方便学生会内部人员的联系。
()应急机制的制作与初步宣传。
制作学生会空闲时间表,使人力资源的调度达到最优化,提高学生会的工作效率。
、值班考勤
及时制定出本学期值班签到表,考勤表,以保证值班工作及时、有序地开展。同时,认真负责整个学生会值班的考勤工作,
对值班情况进行详细的统计整理。
。相关活动
()作为学生会的后方大本营,对于学生会举办的每一次活动,办公室都将积极配合相关部门投入到活动的前期准备工作以及一系列的后勤工作中,诸如常规性的活动物品的选购,
活动地点的申请,以及活动现场人员的调配与考勤等等。
()针对“生命文化节”,办公室将认真落实主席团下达的各项任务,并积极做好各项前期准备工作。
不为自己做不好工作找借口,而要为能做好工作想办法是我们的工作思路,关怀、团结、高效、友情是我们的管理理念,细心、留心、虚心、诚心、恒心是我们的工作作风,
更加高效、标准、和谐则是我们不断的追求。在新学期,办公室将在工作中秉承着讲主动,知勤快,严要求,
甘奉献的工作理念,与各部门共同努力,为我们学生会取得更加辉煌的成绩而不断努力!
……